TUGAS DAN KEWENANGAN DIREKSI HIMAJEMEN

TUGAS DAN KEWENANGAN

KETUA UMUM HIMAJEMEN UNAZ MEDAN

Ruang Lingkup

Bertanggungjawab secara umum terhadap kinerja seluruh jajaran fungsionaris, bilal, dan pramagang  HMJ (Himpunan Mahasiswa Manajemen).

Utuk meningkatkan kinerja dan meningkatkan HIMAJEMEN, Ketua Umum dibantu oleh 2 ketua. Yaitu ketua satu dan ketua dua , serta 4 bidang utama yang ada di HIMAJEMEN. Keempat bidang tersebur  adalah Bidang Litbang, Kerohanian, Humas,dan Penalaran.

Tugas seorang ketua Umum

Mengoptimalkan seluruh aspek dalam HIMAJEMEN sebagai wadah pengembangan diri mahasiswa dengan adanya komunikasi yang baik, secara internal HIMAJEMEN maupun external baik dalam jajaran lembaga intral ekonomi, jurusan, fakultas, university maupun organisasi terkait dan masarakat.

KETUA I

Ruang Lingkup

Bertanggungjawab terhadap kinerja dua bidang yaitu (SDM) atau disebut dengan LITBANG dan bidang  KEROHANIAN.

KETUA II

Ruang Lingkup

Bertanggungjawab terhadap kenerja dua bidang yaitu PENALARAN  dan HUMAS.

Tugas UtamaDari Kedua Ketua Yaitu Ketua I Dan  Ketua II

1.        Menjaga etika dan kedisiplinan tiap anggota Bidang yang dibawahi.

2.        Melakukan proses pengembangan Bidang.

3.        Menata dan mengatur kebutuhan Bidang.

4.        Membantu proses perencanaan sampai dengan pengefaluasian bidang yang dibawahi.

5.        Melakukan kontrol kinerja Bidang.

6.        Membuat job discription dan standarisasi untuk bidang terkait.

7.        Menjaga kelancaran progaram kerja dan sinergitas bidang dengan bidang lain juga dengan mahasiswa ekonomi

BENDAHARA

Seorang yang ditunjuk oleh ketua umum untuk menjalankan roda keuangan didalam organisasi, dan melaksanakan perencanaan, pengawasan, terkait dengan keuangan organisasi, agar terhindar dari defisit atau juga kekurangan dana.

SEKERTARIS

Adalah seseorang yang ditunjuk oleh ketua umum untuk menjalankan sistem administrasi didalam organisasi. Baik sistem atministrasi surat-menyurat, prosedur.

v BIDANG SDM “LITBANG”

(Penelitian dan Pengembangan)

Ruang Lingkup

Rekrutmen, seleksi, dan penegembangan .

Tugas Pokok

1.      Merencanakan, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi progaram peningkatan sumber daya manusia .

2.      Membuat perencanaan organisassai, sistem informasi dan analisis sumber daya manusia

3.      Merencanakan, menegevaluasi kegiatan penilaian produktivitas, kinerja dan kecakapan karyawan.

4.      Merancanakan, melaksanakan dan mengevaluasi sistem organisasi yang efektif dan menjaga kerahasianya

5.      Bertanggungjawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan kepersonaliaan.

6.      Memberikan pelathihan khusus kepada para anggota magang terkait dengan bidang.

Uraian Tugas

1.      Melaksanakan fungsi dasar manajemen “POAC” dalam kegiatan atau agenda LITBANG.

2.      Melaksanakan rekrutmen

·         Merencanakan dan memproses penerimaan anggota baru

·         Mempersiapkan kelengkapan proses rekrutmen

·         Mengatur dan mengadministrasikan proses rekrutment

3.      Melaksanakan proses pengenbangan anggota

·        menetukan jenis tarining,pelatihan anggota

·        mempersiapkan materi dan melaksanakanya

·        mengevaluasi kinerja anggota setiap 3 bulan

·        membuat laporn kinerja setiap 3 bulan

·        mengkordinir dan mengadministrasikan penilaian pretasi kerja anggota dalam rangka meningkatkan kinerja anngota

4.      Memeriksa dan merekap absensi harian

5.      Mengadministrasikan / menjaga kerahsiaan data anggota.

Tugas Tambahan

1.      Melakukan kerjasama yang sinergis dengan bidang kerja lain

2.      Memberikan informasi dan jawaban ataupun solusi dalam masalah yang timbul terkait dengan anggota

3.      Membantu bidang lain atas persetujuan pimpinan (ketua Umum)

v BIDANG PENALARAN

Ruang Lingkup

Pengembangan akademik, intelektualitas, keprofesionalitas.

Tugas Pokok

1.      Merencanakan,melaksanakan,memonitor dan mengevaluasi progaram peningkatan      akademik,keprofesian dan intelektualitas.

2.      Membuat prencanaan organisassai,pengembangan akademik.

3.      Merancanakan,melaksanakan dan mengevaluasi sistem organisasi yang efektif dan menjaga kerahasianya

4.      Bertanggungjawab terhadap segala hal yang akademik.

5.      Memberikan pelathihan khusus kepada para anggota magang terkait dengan bidang.

Uraian Tugas

1.      Melaksanakan fungsi dasar manajemen “POAC” dalam kegiatan atau agenda .

2.      Melaksanakan proses penenigkatan dan pengembangan akademik anggota:

·         Menetukan jenis tarining, pelatihan anggota

·         Mempersiapkan materi dan melaksanakanya

·         Mengevaluasi kinerja anggota setiap 3 bulan

·         Membuat laporn kinerja setiap 3 bulan

·         Mengkordinir dan mengadministrasikan penilaian pretasi kerja anggota dalam rangka meningkatkan kinerja anngota.

3.      Memeriksa dan mengefaluasi hasil kegiatan terhadap keakademikan dan intelektual anggota HIMAJEMEN.

4.      Mengadministrasikan dan membuat skala atau raport peningkatan.

Tugas Tambahan

1.      Melakukan kerjasama yang sinergis dengan bidang kerja lain

2.      Memberikan informasi dan jawaban ataupun solusi dalam massalah yang timbul terkait dengan anggota.

3.      Membantu bidang lain atas persetujuan pimpinan

v BIDANG KEROHANIAN

Ruang Lingkup

Pembenetukan mental rohani.

Tugas Pokok

1.      Merencanakan, melaksanakan, memonitor dan mengevaluasi progaram peningkatan keislaman.

2.      Membuat perencanaan  program kerja bidang, yaitu dalam pengembangan keislaman.

3.      Merancanakan, melaksanakan dan mengevaluasi sistem organisasi yang efektif dan menjaga kerahasianya

4.      Bertanggungjawab terhadap segala hal keislaman.

5.      Memberikan pelatihan khusus kepada para anggota magang terkait dengan bidang.

Uraian Tugas

1.      Melaksanakan fungsi dasar manajemen “POAC” dalam kegiatan atau agenda keislaman.

2.      Melaksanakan proses penenigkatan keislaman anggota.

·            Menetukan jenis pembekalan, dan pelatihan anggota terkait dengan keislaman.

·            Mempersiapkan materi dan melaksanakanya

·            Mengevaluasi kinerja anggota setiap 3 bulan

·            Membuat laporn kinerja setiap 3 bulan

·            Mengkordinir dan mengadministrasikan penilaian pretasi kerja anggota dalam rangka meningkatkan keislaman peserta.

3.      Memeriksa dan mengefaluasi hasil kegiatan terhadap keislaman anggota hmj-manajemen.

4.      Mengadministrasikan

Tugas Tambahan

1.      Melakukan kerjasama yang sinergis dengan bidang kerja lain

2.      Memberikan informasi dan jawaban ataupun solusi dalam massalah yang timbul terkait dengan anggota.

3.      Membantu bidang lain atas persetujuan pimpinan

v BIDANG HUMAS

Ruang Lingkup

Menjalin hubungan.

Tugas Pokok

1.      Merencanakan,melaksanakan,memonitor dan mengevaluasi progaram peningkatan hubungan baik didalam maupun diluar kampus.

2.      Membuat prencanaan program kerja bidang, yaitu dalam menjalin dan mengembangkan hubungan , baik internal maupun eksternal kampus.

3.      Merancanakan,melaksanakan dan mengevaluasi sistem komunikasi dalam menjalin hubugan serta menjaga kerahasiaannya.

4.      Bertanggungjawab terhadap segala hal dengan human relation.

5.      Memberikan pelathihan khusus kepada para anggota magang terkait dengan bidang.

Uraian Tugas

1.      Melaksanakan fungsi dasar manajemen “POAC” dalam kegiatan atau agenda.

2.      Melaksanakan Proses Penenigkatan Akademik Anggota

·        Menetukan jenis pembekalan dan pelatihan terkait dengan menjalin hubungan dengan pihak-pihak tertentu.

·       Mempersiapkan materi dan melaksanakanya

·       Mengevaluasi kinerja anggota setiap 3 bulan

·       Membuat laporn kinerja setiap 3 bulan

·        Mengkordinir dan mengadministrasikan penilaian pretasi kerja anggota dalam rangka meningkatkan kinerja anngota

3.      Memeriksa dan mengefaluasi hasil kegiatan terhadap keakademikan dan intelektual anggota HIMAJEMEN.

4.      Mengadministrasikan dan menjaga hubungan “ baik eksternal maupun internal”.

Tugas Tambahan

1.      Melakukan kerjasama yang sinergis dengan bidang kerja lain

2.      Memberikan informasi dan jawaban ataupun solusi dalam massalah yang timbul terkait dengan anggota.

3.      Membantu bidang lain atas persetujuan pimpinan

v KORDINATOR BILAL

Kordinator bilal adalah orang yang ditunjuk untuk mengakomodir anggota bilal, dimana kordinator bilal bertugas untuk menjaga aspirasi bilal, menjaga kekompakan anggota bilal, dan membantu tugas bidang litbang .

v BILAL (HUMAS)

BILAL adalah anggota HIMAJEMEN yang menjalan kan tugas magang ditiap bidang yang telah ditentukan, yang sesuai dengan kemampuan dan kapabiliti yang sudah ada.

Dimana tugas dan kewajibannya adalah:

Ruang Lingkup           :

Sebagai anggota magang dibidang-bidang fungsionaris.

Tugas BILAL             :

1.      Menjadi anggota magang, yang membantu menjalankan agenda ditiap bidang.

2.      Menjalankan 70% proses oprasional, 30% proses perencanaan.

3.      Menyiapkan diri untuk menjalankan proses transportasi kepengurusan.

STANDAR OPRASIONAL JOB DISCRIPTION

SC (Stering Comite)

Stering Comite adalah tim yang dibentuk untuk menciptakan konsep-konsep dasar dan mendalam didalam suatu agenda perusahaan “atau yang sering disebut dengan konseptor”. Selain juga berfungsi sebagai konseptor SC juga berperan dalam pendampingan didalam kepanitian suatu ifent atau suatu agenda, yang disesuaikan dengan kebutuhan dalam tiap bidang kepanitiaan.

Didalam konseptor ada tugas tugas SC yang dapat didiskripsikan sebagai berikutnya.

Sebagai pengonsep:

·           Tema

·           Proposal

·           Sumber dana

·           Targeting

·           Tempat

·           Logo acara

·           Bentuk acara

·           Pemateri

·           Tujuan Undangan

·           Peraturan

Dalam misi pendampingan SC ditugaskan dalam mendampingi tiap bidang kepanitian biila terdapat kesulitan dalam pengerjaannya.

CO SC : Coordinator - Stering Comite

Adalah seorang yang ditunjuk sebagai pengkordiniran anggota SC. Dimana CO - SC memiliki tanggung jawab mengkordinir anggota sc untuk menyelesaikan tugas-tugas sc sebelum beranjak ke dalam kepanitiaan. Dan CO - SC adalah orang pertama yang diminta pertanggung jawabannya oleh ketua umum dalam konsep dan berjalanya kegiatan.

Anggota SC;

Adalah para pegawai stering comite, yang menjadi sebuah tim dalam menjalankan tugas – tugasnya sebagai SC. SC juuga berperan sebagai seorang atau tim yang mendampingi teman –teman panitia.

Ketua Pelaksana (KETUPEL)

Adalah seorang yang bersedia, untuk menjalankan kepemimpinan didalam suatu agenda kepanitian sebuah event. Dimana ketua pelaksana adalah manajer yang mengarahkan dan membagi tugas dalam kepanitiaan. Serta bertanggungjawab atas berjalannya agenda. Seorang ketua pelaksana  berhak dan bertanggung jawab atas lancarnya kegiatan .

Sekertaris

Dimana sekertaris adalah orang yang diberi tanggungjawab untuk menyediakan dan melakuakan surat menyurat, untuk keperluan kegiata. Dimana sekertaris juga menyelesaikan semua kesiapan surat dan pengetikan proposal juga. Dimana tugas itu adalah mengetik surat kebutuhan, meminta tanda tangan pihak terkait.

Surat-surat yang bisanya diketik;

Ø Surat Pemberitahuan Kegiatan

-          Kepara Para Panitia

-          Kepada Pihak Jurusan

-          Kepada Pihak Fakultas

-          Dan Juga Kepada Pihak Terkait (Aparatur Desa Atau Pemerintah)

Ø Surat Pengantar Proposal Pendanaan

-           Jurusan

-          Fakultas

-           Perusahaan

Ø Proposal 

Ø Surat Peminjaman

-           Tempat

-          Megaphone

-          Handy Talky (HT)

-          Meja, Kursi, dan Keperluan - Keperluan Lainnya yang Dibutuhkan Oleh Panitia dan Dimiliki Oleh Universitas.

Ø Surat Permohonan

-          Obat - Obatan dan Tenaga Medis

-          Peliputan oleh Koran Kampus Bestari

-          Pemasangan Sepanduk

-          Motor Masuk

-          Pembukaan Acara.

-          Sebagai Seorang Pemateri

-          Sebagai Juri

Ø Surat Undangan

-          Internal Lampus

-          Eksternal Kampus

Ø Laporan Pertanggung Jawaban.

Selain menyediakan surat-menyurat, sekertaris berkewajiban mencatat atau mengarsipkan hasilhasil rapat, baik itu kebutuhan dan kekurangan demi membantu ketua umum untuk melaporkan kepada SC, baik itu awal hingga akhir selesai kegiatan.

Bendahara

Mencatan pemasukan dan pengeluaran dana kegiatan. Mengarsipkan dan melaporkan setiap pendanaan, baik itu dana masuk atau dana keluar.

 Bidang-bidang kepanitiaan

Adalah bidang – bidang yang dibentuk untuk menjalankan secara teknik proses operasi atau proses kinerja suatu agenda.

1.      Bidang acara;

Bidang yang menyususn secara mendetail terkait dengan acara yang telah diberi gambaran besarnya oleh SC. Antara lain yang disusun;

·         Susunan acara,

·         Konsep acara(formal atau tidak formal, atau model lain)

·         Susunan job pelaksanaan.

·         Susunan kebutuhan dalam konsep pelaksanaan.

2.      Bidang humas

Bidang yang dibentuk untuk menjdai suatu tim yang kompak dalam menyelesaikan tugas humas, yaitu sebagai human realtion yang menyalurkan (mendistribusikan surat), menginformasikan kegiatan kepada pihak yang terkait, dan menjalin kerja sama dalam mengembangkan jaringan kegiatan. Tugas secara diskripsi:

·         Menyalurkan surat

·         Menjalin relasi atau kerja sama

·         Membantu bidang untuk mencari informasi-informasi yang dibutuhkan.

3.      Bidang logistik

Bidang yang dibentuk untuk menjadi sutu tim yang kompak dalam menyelesaikan tugas logistik, yaitu menyediakan desai-desain logistik, merencanakan (survey) dan memesannya. Diantaranya tugas-tugas logistik adalah:

·         Mendisain poster atau bener.

·         Mendesain blocnote

·         Mendesain stiker

·         Mendesain pin

·         Mendisain dan memesan fandel atau cendra mata untuk kegiatan.

·         Mendesain sertifikat dan menyelesaikannya.

4.      Bidang pudekdok (publikasi dan dekorasi).

Bidang yang dibentuk untuk menjadi sebuah tim untuk mengerjakan tugas tugas pudekdok, yaitu merencanakan dekorasi acara hingga publikasi acara.

mendesain dan mengerjakan disain backdrop dan tempat, merencanakan kebutuhan peralatan pudekdok untuk dilaporkan pada npihak perlengkapan.

5.      Bidang perlengkapan

Bidang yang dibutuhkan untuk menjadi sebuah tim untuk mengerjakan tugas-tugas perlengkapan, yaitu merencanakan dan mencari kebutuhan perlengkapan guna memperlancar.

Tugas-tugas :

Bidang perlengkapan mencatat perlengkapan-perlengkapan yang dibutuhkan dari tiap bidang yang nantinya bisa disediakan.

6.      Bidang konsumsi

Bidang yang dibutuhkan untuk menjadi sebuah tim untuk mengerjakan tugas-tugas penyediaan makanan, yaitu merencanakan dan mencari kebutuhan perlengkapan guna memperlancar acara yang diselenggarakan.

Tugas-tugas :

Bidang yang menyiapkan segala konsumsi yang dibutuhkan untuk memperlancar kegiatan yang berlangsung.